Cas client AROMEA Odoo : un ERP unique pour la fabrication d'e-liquides, l'eCommerce et la comptabilité
AROMEA est une marque de GD France, fabricant français d'e-liquides, de boosters de nicotine et de bases. Elle s'adresse aux particuliers, aux revendeurs et à des clients en marque de distributeur (MDD). La production est réalisée en interne sur plusieurs machines de remplissage. Les ventes passent par deux sites distincts, B2C et B2B.
Avant le projet, chaque activité reposait sur son propre outil. Il y avait deux sites PrestaShop et un suivi de production sur tableur. La comptabilité fonctionnait par envoi de documents à un cabinet externe. Le projet AROMEA Odoo visait à réunir ces flux dans un système unique.
En bref : AROMEA réunit sur Odoo 19 ses sites B2B et B2C, sa fabrication organisée par machine, ses stocks suivis par lot et sa comptabilité, dans une seule base.
1. Comprendre les besoins métier d'AROMEA
Les séances de travail ont fait ressortir plusieurs difficultés.
- Un suivi de production manuel. Le responsable de production notait les consommations dans ses tableurs. Il déduisait le stock à la main et comptait les emballages chaque semaine.
- Un catalogue vaste et à plusieurs niveaux. Près d'un millier de nomenclatures, démultipliées par les taux de nicotine, les contenances et les conditionnements (unité, boîte de 10, sachet de 100).
- Une visibilité financière limitée. Les chiffres n'étaient consolidés qu'au bilan. Mieux piloter l'activité était l'une des raisons principales du choix d'Odoo.
- La traçabilité. Matières premières, flacons, bouchons et étiquettes imprimées devaient être suivis par lot, jusqu'au fournisseur ou à l'imprimeur.
- La continuité d'activité. Un remplaçant du responsable de production devait tout trouver dans l'ordre de fabrication.
2. La solution ERP Odoo
L'ERP AROMEA repose sur Odoo 19. Il relie plusieurs applications dans un back-office unique :
- Site web et eCommerce : les sites B2B et B2C remplacent PrestaShop. Un troisième site, VapFactory, est prévu pour les clients MDD.
- Ventes : les commandes web arrivent directement dans Odoo ; la carte bancaire les confirme, les virements sont validés manuellement.
- Fabrication : nomenclatures, ordres de fabrication et postes de travail représentant les machines.
- Inventaire et achats : réceptions suivies par lot, dates d'expiration, règles de réapprovisionnement, livraisons et code-barres.
- Comptabilité : factures fournisseurs, facturation électronique et déclarations, qu'il est recommandé de garder dans la même base.
~1 000
nomenclatures à structurer
3
sites web sur une seule base Odoo (B2B, B2C, VapFactory prévu)
208 min
de temps machine calculé pour 2 500 unités
1
back-office pour ventes, production, stock et comptabilité
3. Principales personnalisations et développement Odoo
Des nomenclatures adaptées au volume
Une nomenclature par variante aurait été ingérable. L'équipe a retenu une nomenclature par produit, dont certaines lignes ne s'appliquent qu'à des variantes précises, comme la nicotine ou l'étiquette de chaque dosage. Les assemblages simples, comme une boîte de 10 boosters, sont des kits gérés par la logistique ; les vraies recettes déclenchent des ordres de fabrication.
Import en masse des nomenclatures
Plutôt que de tout ressaisir, l'équipe a conçu un modèle d'import listant les attributs et identifiants de chaque produit. Le responsable de production y indique les quantités unitaires, puis des scripts les importent après validation sur une base de test.
Fabrication à la commande et sur stock
Une commande web portant sur un produit en rupture crée automatiquement un ordre de fabrication. Pour les articles stockés, des règles de réapprovisionnement minimum/maximum génèrent des ordres de fabrication au lieu de commandes d'achat, de façon manuelle ou automatique.
Traçabilité des lots et dates d'expiration
Chaque production reçoit un numéro de lot et une durée de validité, avec date de retrait et alerte anticipée. Le rapport de traçabilité indique les lots de matières premières utilisés. Le format des lots a été personnalisé, et un script d'impression d'étiquettes récupère le numéro de lot ainsi que la DDM.
Une planification par machine
Les postes de travail utilisent des temps calculés par machine et type de produit : 2 500 unités représentent par exemple environ 208 minutes. Des filtres enregistrés regroupent les fabrications par format de flacon, comme les 10 ml, pour les programmer à la suite. Une fabrication ne peut démarrer que lorsque tous les composants sont disponibles.
Des documents d'atelier
La fiche de production intègre une zone opérateur et signature tout en restant proche du standard, afin que les futures mises à jour restent abordables.
Intégration Odoo pour la comptabilité
Plutôt que d'ajouter un outil séparé, l'organisation recommandée conserve la comptabilité dans Odoo :
- les factures fournisseurs sont envoyées par e-mail et lues par OCR et IA ;
- l'expert-comptable dispose des exports FEC ;
- la facturation électronique passe par la plateforme agréée d'Odoo ;
- la TVA est transmise par EDI, et l'Intrastat couvre la DEB.
- Le multisociété gère les structures liées, et les droits d'accès isolent la comptabilité.
Des fonctionnalités qui nous distinguent
Commande web
Passée sur le site B2B ou B2C ; la carte bancaire la confirme automatiquement.
Ordre de fabrication
Créé automatiquement quand le produit est en rupture.
Lot et production
Composants consommés, lot généré, traçabilit enregistrée.
Livraison
Le bon de livraison devient disponible pour la logistique.
4. Améliorer les opérations
La solution Odoo personnalisée change le quotidien :
- Moins de saisies manuelles : le stock est consommé automatiquement à l'enregistrement de la production.
- Une information centralisée : la commande web, l'ordre de fabrication, les lots et la livraison sont reliés.
- Des processus homogènes : l'ordre de fabrication liste composants, étiquettes à imprimer et opérations.
- Une souplesse maîtrisée : la consommation peut s'écarter de la recette avec un avertissement.
- Une meilleure visibilité : statuts, filtres et tableaux de bord montrent ce qui est en attente, prêt ou terminé.
5. Pourquoi Odoo convenait à la gestion d'AROMEA
AROMEA avait besoin que l'eCommerce, la fabrication, l'inventaire et la comptabilité partagent les mêmes données. L'architecture modulaire d'Odoo réunit ces domaines dans une seule base.
Kits, lignes par variante et règles de réapprovisionnement couvrent l'essentiel par simple paramétrage. Le développement spécifique est réservé aux lots, étiquettes, imports et documents. L'ajout prévu d'un troisième site sans changer de plateforme montre l'évolutivité de la solution.
6. Résultats et impact
Résultats documentés pendant le projet
- Catalogue B2B importé ; produits B2B et B2C réunifiés avec des variantes par canal.
- Flux complets démontrés : commande web → ordre de fabrication → livraison, et règle de réapprovisionnement → production.
- Rapports de traçabilité affichant les lots de matières premières de chaque fabrication.
- Le responsable de production juge Odoo bien adapté au suivi quotidien.
- Une organisation comptable claire, sans outils en doublon.
Bénéfices attendus une fois en production
Moins de doubles saisies, une visibilité financière plus rapide et le calcul du coût de revient dès que les coûts d'achat et les taux horaires des machines seront renseignés. Aucun gain chiffré n'a été mesuré à ce stade.
Conclusion
Le projet AROMEA Odoo montre qu'une personnalisation ERP est plus efficace lorsqu'elle part des contraintes réelles du métier : un catalogue riche en variantes, une traçabilité par lot et une production organisée par machine. En combinant le standard Odoo et des développements ciblés, AROMEA dispose d'un socle unique pour ses sites, sa production et ses finances.
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